STRUKTUR DAN URAIAN TUGAS PUSAT PENJAMINAN MUTU PENDIDIKAN SEKOLAH TINGGI AGAMA ISLAM NEGRI PAREPARE (PPMP-STAIN PAREPARE)

A. PENDAHULUAN

            Puji syukur kehadirat Allah SWT, atas rahmat karunia-Nya yang senantiasa tercurah kepada segenap pimpinan, dosen, dan karyawan serta mahasiswa STAIN Parepare sehingga tibalah dalam kesempatan kali ini menyusun rencana Struktur dan uraian tugas Pusat Penjaminan Mutu Pendidikan (PPMP). Salam sejahtera senantiasa tercurah kepada nabiyullah Muhammad saw bersama keluarga dan para sahabat-sahabatnya karena kepeloporannya sehingga ilmu pengetahuan menjadi warisan ummat manusia sampai sekarang.

            Dalam Keputusan Menteri Agama RI Nomor 60 Tahun 2008 tentang Statuta Sekolah Tinggi Agama Islam Negeri Parepare, tertuang tentang Pusat Penjaminan Mutu Pendidikan (PPMP) STAIN Parepare sebagai salah satu lembaga struktural unsur penunjang dalam organisasi STAIN Parepare   dan merupakan peralihan nama dari Unit Pengembangan Penjaminan Mutu Akademik (UPPMA)  di dalam Statuta sebelumnya.

            PPMP adalah pelaksana teknis Sekolah Tinggi Agama Islam Negri Parepare dalam bidang pelaksanaan dan pengembangan mutu pendidikan, Pelatihan dan Pengembangan Sumber Daya Manusia dan non manusia, Pengolahan Data dan Sistem Informasi penjaminan mutu, serta Audit Internal penjamian mutu yang dibina  secara teknis oleh Pembantu ketua I Bidang Akademik.

B. VISI-MISI

1. Visi PPMP adalah:

Membuminya budaya mutu dalam lingkungan STAIN Parepare guna merealisasikan Visi-Misi  STAIN Parepare.

2. Misi PPMP adalah:

a.Melaksanakan pengembangan pengendalian dalam meningkatkan Mutu Pendidikan yang relevan dengan kearifan lokal dan kultural Kampus STAIN Parepare

b.Menyelenggarakan Pendampingan dan Pengembangan  SDM serta kerjasama dalam bidang penjaminan mutu Pendidikan, training dan konsultasi baik dalam tataran lokal, regional, nasional, maupun internasional.

c.Mengembangkan sistem informasi dan pengolahan data Penjaminan Mutu

d.Mengembangkan dan melaksanakan audit mutu Pendidikan secara internal

C. TUJUAN DAN FUNGSI

            PPMP bertujuan  untuk melaksanakan pengendalian dan peningkatan mutu Pendidikan demi terwujudnya kesiapan peserta didik yang memiliki karakteristik keagungan akhlaqul al- karimah , karifan spritual, keluasan ilmu dan kebebasan intelektual serta profesional dalam bidangnya masing-masing.

            PPMP berfungsi untuk mengukur mutu hasil Pendidikan, mendiagnosa kelemahan-kelemahan proses akademik dan membantu jurusan/prodi dalam peningkatan mutu Pendidikan dalam lingkungan STAIN Parepare.

D. ORGANISASI PPMP

            Pusat Penjaminan Mutu Pendidikan (PPMP)  adalah lembaga struktural penunjang dalam susunan organisasi STAIN Parepare sebagai pelaksana teknis dan merupakan unsur penunjang akademik sesuai Statuta STAIN Parepare nomor 60 tahun 2008. sebagaimana yang tertera dalam Pasal 42 ayat (1-3) berikut:

(1)   Pusat Penjaminan Mutu Pendidikan adalah unit pelaksana teknis sekolah Tinggi, di bidang  pengendalian dan peningkatan mutu pendidikan, dipimpin oleh kepala yang diangkat oleh dan bertanggung jawab kepada ketua.

(2)   Pembinaan teknis Pusat Penjaminan Mutu Pendidikan, dilakukan oleh pembantu ketua I. (Bidang Akademik)

(3)   Pusat Penjaminan Mutu Pendidikan mempunyai fungsi mengukur mutu hasil pendidikan, mendiagnosa kelemahan-kelemahan proses pendidikan, dan membantu jurusan/program studi dalam peningkatan mutu pendidikan.

           

Adapun struktur organisasinya sebagai berikut:
 1. Ketua STAIN Parepare selaku Penanggung jawab
  2.Pembantu Ketua I Bidang Akademik selaku Pembina teknis
  3.Kepala PPMP
  4.Sekretaris PPMP

Kemudian struktur tersebut dilengkapi Divisi-divisi dan staf sesuai bidang program dan ruang kerja PPMP. Yaitu:

3.   Divisi Pelaksana pengembangan dan peningkatan penjaminan mutu

4.   Divisi Pelatihan dan Pengembangan  Sumber Daya

5.   Divisi Pengolahan Data dan Sistem Informasi penjaminan mutu

6.      Divisi Audit Internal penjaminan mutu

7.      Staf/karyawan

  

E. ORIENTASI KERJA PPMP STAIN PAREPARE

            Untuk mencapai  standar mutu yang telah ditetapkan di  dalam  Satuta  diperlukan beberapa rincian kerja, tugas dan hubungan kerja  yang dimaksudkan selain untuk menghindari tumpang tindihnya wewenang masing-masing satuan kerja, juga mempermudah koordinasi kerja masing-masing satuan kerja. Rincian yang dimaksud adalah:

1. Merencanakan dan melaksanakan sistem penjaminan mutu pendidikan    secara keseluruhan  dan berkesinambungan

2. Membuat perangkat yang diperlukan dalam rangka pelaksanaan  sistem penjaminan mutu pendidikan

3.  Melakukan pengembangan dan pelatihan peningkatan SDM

4.  Memonitor pelaksanaan sistem penjaminan mutu pendidikan

5.  Melakukan audit dan evaluasi pelaksanaan sistem penjamian mutu pendidikan

6.  Melaporkan secara berkala pelaksanaan sistem penjaminan mutu pendidikan.

F. DESKRIPSI PEKERJAAN

1.     Kepala PPMP

a. Ringkasan Pekerjaan

1)     Membuat perencanaan strategik pelaksanaan organisasi PPMP    STAIN Parepare

2)     Melakukan organizing, monitoring, evaluating, koordiniring  dan komitmen  tindak lanjut

           

            b. Tugas-Tugas

1)      Memastikan pelaksanaan sistem penjaminan mutu dalam lingkungan STAIN Parepare

2)      Merencanakan kegiatan-kegiatan yang terkait dengan proses  penjaminan mutu

3)      Mengorganisir pekerjaan yang ada dalam lingkungan PPMP

4)      Mengontrol proses penjaminan mutu dalam lingkungan STAIN Parepare dan kinerja anggota PPMP

5)      Mengevaluasi proses penjaminan mutu untuk perbaikan terus menerus

6)      Mengkordinir semua kegiatan PPMP

7)      Mengkordinir dan mengarahkan anggota PPMP

8)      Memimpin rapat pleno atas semua draf proses penjaminan mutu

9)      Merevisi anggaran setiap Divisi

10)  Mengesahkan kegiatan yang dilaksanakan oleh anggota PPMP

11)  Melaksanakan kerja sama dengan lembaga lain dan stakeholders

c. Jaringan Kerja

1)   Bertanggungjawab kepada Ketua STAIN Parepare

2)   Bekerjasama dengan jurusan/prodi, bagian akademik dan anggota PPMP

3)   Melaporkan secara berkala kegiatan proses penjaminan mutu dalam lingkungan   STAIN  Parepare kepada Ketua STAIN Parepare

2. Sekretaris PPMP

a. Ringkasan Pekerjaan

1)      Merancang, mengadministrasikan dan mengagendakan kegiatan dalam lingkup PPMP

2)      Membuat perencanaan kegiatan  dan anggaran bersama Kepala PPMP

3)      Membantu semua kegiatan Ketua PPMP

b. Tugas-Tugas

1)        Membantu ketua dalam melaksanakan semua kegiatan administrasi PPMP

2)        Menjamin kerahasiaan data PPMP

3)        Merencanakan dan menyediakan peralatan dan bahan-bahan yang di butuhkan  oleh PPMP

4)        Merancang dan menyediakan peralatan dan bahan-bahan yang   dibutuhkan oleh PPMP

5)        Menggandakan draf dan peralatan serta bahan PPMP

6)        Mengadministrasikan, mengagendakan surat-surat dan data PPMP

7)        Mendokumentasikan dokumen-dokumen PPMP

8)        Membantu memfasilitasi semua kegiatan   PPMP

9)        Merencanakan dan melaksanakan publikasi kegiatan PPMP

c. Jaringan Kerja

1)      Bertanggunjawab kepada Kepala PPMP

2)      Bekerjasama dengan Kepala dan semua Bidang PPMP

3)      Melaporkan kegiatan proses penjaminan mutu kepada KepalaPPMP

3.Divisi Pelaksana Pengembangan dan Peningkatan Penjamian Mutu

            a. Ringkasan Pekerjaan

1)        Merencanakan dan membuat serta merevisi draf dokumen yang terkait dengan proses penjaminan mutu

2)        Mengendalikan komponen-komponen sistem penjaminan mutu

            b. Tugas-Tugas

1)        Membuat semua draf penjaminan mutu

2)        Menjaga kerahasiaan data PPMP

3)        Merencanakan dan membuat draf kebijakan mutu pendidikan

4)        Merencanakan dan membuat draf standar  mutu pendidikan

5)        Merencanakan dan membuat draf manual mutu pendidikan

6)        Merencanakan dan membuat draf  prosedur mutu pendidikan

7)        Merencanakan dan membuat draf instruksi kerja

8)        Merencanakan dan membuat draf  instrumen dan format penjaminan  mutu

9)        Melakukan diskusi tentang rancangan/draf  mutu dengan pihak-pihak terkait, seperti jurusan, prodi dan unsur-unsur lain bersama anggota PPMP

10)    Mengendalikan sistem penjaminan mutu di lingkungan STAIN Parepare

11)    Merencanakan anggaran yang diperlukan

            c. Jaringan Kerja

1)        Bertanggungjawab kepada kepala PPMP

2)        Bekerjasama dengan Kepala dan semua anggota PPMP

3)        Melaporkan kegiatan proses penjaminan kepada kepala PPMP

4. Divisi Pelatihan dan Pengembangan  Sumber Daya

a. Ringkasan Tugas

1)      Merencanakan, melaksanakan, dan mengevaluasi kegiatan Training dan Development

2)      Mengembangkan model,  strategi,  materi,  dan  evaluasi  Training  dan     Development

b. Tugas-Tugas

1)      Bekerjasama dengan Divisi lain dalam membuat konsep pengembangan    dan pembuatan pedoman Training dan   Development

2)      Menjaga kerahasiaan data PPMP

3)      Melakukan kordinasi dengan divisi sistem informasi PPMP

4)      Merencanakan dan membuat draf personol/peserta pelatihan

5)      Merencanakan dan membuat draf materi Training dan  Development

6)      Menentukan nara sumber Training dan Development

7)      Merencanakan jadwal Training dan Development

8)      Memonitoring dan mengevaluasi efektifitas  Training dan Development

9)      Merencanakan anggaran kegiatan Training dan Development

c. Jaringan Kerja

1)        Bertanggungjawab kepada Kepala PPMP

2)        Bekerjasama dengan anggota dan Kepala PPMP

3)        Melaporkan   kegiatan   Training   dan   Development  kepada  Kepala PPMP

5. Divisi Pengolahan Data dan Sistem Informasi

a.      Ringkasan Pekerjaan

            Meproses data dan Informasi untuk dapat digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan bagi Kepala dan anggota PPMP

b.      Tugas-Tugas

1)      Melakukan kegiatan pengolahan data hasil dari audit internal dan  instrument-instrument penjaminan mutu

2)      Menyiapkan Informasi agar dapat diakses oleh pihak-pihak tertentu

3)      Menjaga kerahasiaan data PPMP

4)      Bekerjasama dengan Divisi-divisi lain dalam menyusun draf manual prosedur statistik dan  pengolahan data

5)      Melakukan kordinasi dengan Divisi Audit Internal

6)      Merencanakan dan membuat format-format penyajian Informasi

7)      Melaksanakan rekapitulasi hasil Audit internal

8)      Menyampaikan hasil proses data/informasi kepada Kepala PPMP

9)      Merencanakan peralatan dan bahan yang dibutuhkan

10)  Merencanakan anggaran kegiatan

c.       Jaringan Kerja

1)      Bertanggungjawab kepada Kepala PPMP

2)      Bekerjasama dengan anggota dan Kepala PPMP

3)      Melaporkan hasil pengolahan data/informasi kepada Kepala PPMP

6. Divisi Audit Internal

a. Ringkasan Pekerjaan

            Melakukan Audit Internal pelaksanaan penjaminan mutu dalam ling-kungan STAIN Parepare.

b. Tugas-Tugas

1)      Melaksanakan kegiatan Audit Internal ke  jurusan-jurusan/prodi-prodi            dalam lingkungan STAIN Parepare

2)      Menjaga kerahasiaan data PPMP

3)      Bekerjasama dengan Divisi-divisi lain dalam menyusun draf manual  prosedur audit Internal, piagam Audit Internal dan kode etik auditor

4)      Melakukan rapat mutu Jurusan dan Prodi dan unsur-unsur terkait dalam   pelaksanaan Audit Internal  

5)      Merencanakan Jadwal pelaksanaan Audit Internal

6)      Melakukan   Audit Internal secara periodik 

7)      Mengajukan nama-nama team Auditor kepada Kepala PPMP dan disyahkan oleh Ketua STAIN Parepare

8)      Melakukan refreshing Audit   Internal

9)      Menyerahkan hasil Audit Internal kepada Divisi Pengolahan data dan Informasi

10)  Merencanakan anggaran kegiatan Audit  Internal

c. Jaringan Kerja

1)      Bertanggungjawab kepada Kepala PPMP

2)      Bekerjasama dengan anggota dan Kepala PPMP

3)      Melaporkan hasil Audit Internal kepada  Kepala PPMP

G.  JAMINAN MUTU

Mutu kompetensi lulusan yang diharapkan dimiliki oleh abituren STAIN Parepare sebagai langkah awal dalam pemenuhan standar mutu pendidikan khususnya di STAIN Parepare  dan umumnya standar mutu pendidikan nasional, maka ditetapkanlah standar mutu minimal seperti yang tertera di dalam pasal 78 Statuta nomor 60 tahun 2008 sebagai berikut:

1. Mutu hasil belajar setiap lulusan merupakan prioritas program penyelenggaraan pendidikan di Sekolah Tinggi Agama Islam Negri Parepare.
2. Sekolah Tinggi Agama Islam Negri Parepare memberikan jaminan kepada masyarakat bahwa setiap mahasiswa yang dinyatakan lulus oleh Sekolah Tinggi Agama Islam Negri Parepare  telah memiliki mutu dan daya saing yang tinggi.
3. Untuk memberikan jaminan sebagaimana dimaksud pada ayat (2), Sekolah Tinggi Agama Islam Negri Parepare menetapkan standar minimum mutu lulusan untuk setiap jurusan/program studi.
4. Standar minimum mutu lulusan STAIN Parepare adalah sebagai berikut:

a.      memiliki kepribadian sebagai ilmuan muslim Indonesia;

b.      memiliki kemampuan membaca dan menulis huruf Al-Qur’an (Arab)

c.       memiliki pengetahuan yang luas dan mendalam tentang ilmu keislaman secara umum;

d.      memiliki kemampuan memahami isi buku teks berbahasa Arab dan Inggris dengan lancar;

e.       memiliki kemampuan menggunakan komputer dan mengakses informasi dari internet;

f.       memiliki kemampuan berfikir logis, kritis, analitis, ilmiah, dan

g.      memiliki kemampuan memecahkan masalah secara efektif.

5. STAIN Parepare menetapkan standar minimum mutu soal dan prosedur pelaksanaan ujian untuk mengukur kemampuan mahasiswa dalam mencapai standar minimum mutu lulusan yang telah ditetapkan.
6. Ujian  sebagimana dimaksud pada ayat (5) dapat dilaksanakan setiap semester dan/atau akhir tahun akademik.
7. Setiap jurusan /Program Studi dapat menetapkan standar minimum mutu lulusan masing-masing sebagai tambahan atas standar minimum mutu lulusan yang ditetapkan Sekolah Tinggi Agama Islam Negri Parepare sebagaimana dimaksud pada ayat (4) sesuai jurusan/program studi yang bersangkutan.

8.      Ketentuan  sebagaimana di maksud pada ayat (1) ayat (2) ayat (3) ayat (4) ayat (5) dan ayat (6) ditetapkan dengan keputusan ketua.

G. KEDUDUKAN/TEMPAT

            Secara organisatoris PPMP berkedudukan dalam lingkungan STAIN Parepare dengan  pembina teknis Pembantu Ketua I bidang akademik, dan dengan demikian Kepala PPMP bertanggung     jawab kepada ketua STAIN Parepare.

Berdasarkan penunjukan Ketua STAIN Parepare melalui Pembantu Ketua II Bidang Administrasi dan keuangan dan Pembantu Ketua I Bidang Akademik, maka kantor PPMP ditempatkan di gedung Micro Teaching.